Vì con số đại biểu, nhất là thành phần huynh trưởng các  cấp của các  đơn vị gởi về tham dự Đại hội quá khiêm nhường nên Ban Hướng Dẫn Âu Châu có thư triệu tập một cuộc họp qua mạngPaltalk vào tối 24 tháng 6 năm 2012 (xem thư mời số 0812-041/HDÂC/TB/QĐ ở trang cuối của Bản Tin)

Buổi họp  đã  được bắt  đầu  đúng giờ dưới sự chứng minh của Thượng Tọa Tổng  Vụ Trưởng Thích Thông Trí và sự tham gia đông đảo của 33 quý anh chị Huynh Trưởng các nước  Đan Mạch,  Đức Quốc, Hòa Lan, NaUy, Pháp Quôc, Phần Lan và Thụy Sĩ.

Nhận thấy trong đó sự hiện diện của Ban Cố vấn:  anh Chí Pháp

Đầy đủ Ban Thường Vụ BHD ÂC. Bảy Ủy Viên trong số 9 ủy viên BHD ÂC. Hai Trưởng Ban BHD Quốc Gia  Đức Quốc và Pháp quốc. BHD NaUy có Tổng Thư ký đại diện Năm Liên Đoàn Trưởng các GĐPT trực thuôc: GĐPT Chánh Tín-Hòa Lan. GĐPT Linh Phong-Thụy Sĩ. GĐPT Thiện Trí- Thụy Sĩ. GĐPT Giác Viên- Phần Lan. GĐPT Linh Sơn-Pháp Quốc. Riêng GĐPT Vạn Hạnh-Đan Mạch có đại diện tham dư.  Và một số Huynh Trưởng các cấp trên Âu Châu .

Sau khi thầy TVT niệm hồng danh cầu chư Phật gia bị cho buổi họp  đạt  được thành quả tốt  đẹp, chị Trưởng Ban  đã ngỏ lời chào mừng, cám ơn thầy và tất cả các ACE từ khắp nơi. Chị cũng thiết tha kêu gọi quý HTr. cố gắng khắc phục mọi khó khăn về tham dự Đại Hội. Về ÐH 8 không phải chỉđể bầu cử mà còn là cơ hội cho HTr trên toàn Âu Châu gặp mặt nhau. Chị nhấn mạnh đến trách nhiệm của tất cả HTr. đối với  Đại Hội, đối với Ban Hướng Dẫn Âu Châu. ÐH Âu châu không phải của riêng BTV BHD ÂC hay của các anh chị trong BHD ÂC hiện nay, mà là ÐH của tất cả các htr tại Âu châu. BHD ÂC chỉ có nhiệm vụ tổ chức ÐH, cầu mong các anh chị về xây dựng ngôi nhà Lam Âu châu, công cửđược thành phần BHD cho nhiệm kỳ tới (2012-2016). Anh Tổng Thư Ký BHD AC kiểm điểm thành phần tham dự buổi họp và đọc chương trình nghị sự. Anh cho biết con sốghi tên tham dự đại hội cho đến hôm nay là 27. Được biết con số huynh trưởng có cấp chỉ mới được 16. Anh chị em lắng nghe với nhiều suy tư.

Buổi họp khá sôi động trong phần góp ý kiến về vấn đề cơ cấu Ban Hướng Dẫn tương lai sau khi anh phó trưởng ban đưa ra vài mô hình đề nghị. Có đề nghị giảm thiểu con số ủy viên trong BHD nhưng cũng có đề nghị tăng cường nhân sự, kể cả tăng cường nhân sự trong Ban thường vụ để dễđiều hành. Rất nhiều  đề nghị liên quan  đến việc tu chính Nội Quy GĐPT Âu Châu. Anh Phó Tổng Thư Ký nhắc nhở Nội Quy chỉ có thể được tu chính và quyết định tại ÐH. Yêu cầu các nơi nếu có đề nghị nào liên quan đến cơ cấu BHD mà cần tu chính NQ thì xin các ACE gởi về BHD ÂC trước ngày họp Tiền Hội nghị ÐH. Tinh thần buổi họp rất cao, anh chị em HTr đã nhận thấy nỗi lo âu của BTV Âu Châu cho kỳ ĐH, tất cả đều đồng ý nên có một buổi họp Tiền Hội Nghị trên Paltalk vào ngày 8 tháng 7 vào lúc 20 giờ. Đại diện BHD, chị trưởng ban trân trọng kính mời HTr. cấp Dũng, Chí Pháp chủ tọa buổi họp tiền hội nghị. Thượng Tọa TVT sau khi theo dõi buổi họp  đã cảm  động trước tinh thần của anh chị em HTr đối với tổ chức và thầy nhắc nhở anh chị em HTr. luôn ghi nhớ mục đích tu tập của người con Phật trong tất cả các công tác Phật sự. Phiên họp kết thúc lúc 23 giờ sau khi chị Trưởng Ban tán thán tinh thần các Huynh Trưởng tham dự buổi họp và hồi hướng.